Проведення нарад і засідань
4:35 PM
Edit
Проведення нарад і засідань
Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь в засіданнях, нарадах, зборах або ж на їх проведення. Ці заходи можуть займати від 10 до 69% робочого часу менеджера. Звичайно вони відрізняються колом учасників (на нарадах присутні спеціалісти, відповідальні або зацікавлені особи, а на зборах – весь персонал), кругом проблем, які обговорюються (на нарадах розглядаються поточні конкретні питання, а на зборах – більш загальні, які накопичилися за певний період часу), метою (наради мають оперативний характер, на них встановлюються корективи з вдосконалення поточної діяльності, на зборах насамперед підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).
Крім часу, витраченого на збори, керівник і учасники зустрічі повинні виділити час на підготовку до них. Усе це забирає час на виконання інших обов'язків.
За останній час в західних фірмах одержали поширення так звані "проблемні наради", де відбувається сумісний пошук рішень тих чи інших важливих завдань в діалозі між керівником і рядовими співробітниками. Звичайно такі наради проходять 3-ма етапами.
Спочатку співробітники, як правило, низового рівня зустрічаються з вищими керівниками і повідомляють їх про проблеми, які накопичилися за рік, а ті перевіряють і уточнюють обґрунтованість інформації. Персональна критика при цьому не допускається, оскільки вважається, що вона відволікає увагу учасників від суті справи. Потім керівники шукають можливі варіанти рішень цих проблем, ґрунтуючись на одержаних даних, і доповідають про них на наступних загальних зборах, де ці варіанти всебічно обговорюються. З них відбираються кращі, і у відповідності з ними всі зобов'язані діяти.
Підготовка і проведення нарад і засідань
Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь у нарадах, зборах і засіданнях або ж на проведення їх. У менеджерів різних рівнів ці заходи займають від 10 до 60% робочого часу. Причому це спостерігається як у ринковій (капіталістичної) економіці, так і при плановому (соціалістичному) господарюванні.
Менеджери, що працюють в умовах ринкових відносин, активно борються з непотрібними засіданнями. Справа доходить до курйозів, коли пропонують проводити засідання стоячи (навіть на одній нозі, щоб надовго не затягувати), починати їх за 20 хвилин до обідньої перерви, штрафувати менеджерів за перевищення ліміту часу наради тощо.
Спостерігається парадокс: менеджери, скаржачись на велику кількість нарад і засідань, проведених з ними вищестоящими керівниками й органами, самі проводять зі своїми підлеглими не меншу кількість таких же заходів. Наради і засідання, з одного боку, є ефективними способами вирішення ряду управлінських задач:
- дозволяють ефективно виробляти колегіальні рішення;
- служать зручною формою обміну управлінською інформацією;
- дозволяють раціонально доводити завдання до виконавців;
- є однією з форм залучення співробітників до управління діяльністю організації.
Отже, наради і засідання – необхідний елемент системи управління.
Нарада –це форма організації спільної діяльності працівників одного чи декількох підприємств, установ, організацій, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання, розробка чи ухвалення рішення. Різновидами нарад є "п'ятихвилинки", селекторні наради та ін.
Засідання – це форма організації роботи постійно діючого органу (ради; комісії колегії, комітету) чи групи. Звичайне проведення засідань передбачається статутом організації чи положенням про неї. Але вони можуть проводитися і з ініціативи керівника.
До засідань і нарад примикають також збори, проведені на виробництві в організації, установі в робочий час.
Переважним на практиці видом спільної діяльності працівників є наради. Вони можуть бути запланованими і позаплановими. За метою наради діляться на навчальні, інформаційні, роз'яснювальні, проблемні. За способом проведення виділяють такі види нарад; диктаторські, автократичні, сегрегативні, дискусійні, вільні і змішані. За змістом рішень виділяють наради:
- зв'язані з розробкою (підготовкою і прийняттям) рішень;
- для організації виконання раніше прийнятих рішень;
- з метою контролю за виконанням рішення;
- для підведення підсумків і оцінки зробленої роботи;
- з метою обміну інформацією;
- для виявлення думок та ін.
Наради доцільніше проводити в другій половині дня, оскільки перша більш корисна для самостійної роботи. Тривалість будь-яких нарад повинна бути в межах 1,5 години, оперативних – 30-40 хвилин. На обговорення одного питання рекомендується виділяти 30-40 хвилин.
Ефективність роботи менеджера значною мірою залежить від уміння розмовляти з підлеглими й відвідувачами, виступати на нарадах і зборах. Слово – тонкий інструмент і сильна зброя. Ним потрібно вміло користуватися. Від уміння говорити і виступати залежать популярність менеджера, його авторитет у співробітників і підлеглих. Однак найголовніше – це впливає на виконання рішень і розпоряджень, а отже, і на результати всієї діяльності організації.
Менеджеру не обов'язково бути оратором. Але він безперечно повинен уміти говорити добре, чітко, професійно грамотно.
Треба усвідомити, що в спілкуванні з людьми немає дріб'язків. У будь-яких умовах менеджер повинен говорити спокійно і шанобливо. Не слід підвищувати голос, прискорювати мову, ковтаючи кінцівки слів.
Вказівки підлеглим повинні бути продуманими, інструкції – короткими, ясними і зрозумілими. Тоді працівники не сумніваються в правильності своїх дій, зібрано і цілеспрямовано виконують доручену справу.
Необхідно стежити за правильністю використання професійних термінів, технічних, економічних і виробничих понять. Це особливо важливо для менеджерів, що працюють у науково-дослідних і проектних організаціях, у колективах з високим рівнем професійної підготовки працівників. Передумовами професійно грамотної мови менеджера є знання ним предмета розмови, гарне орієнтування в специфіці діяльності підрозділів, швидке схоплення суті справи при розгляді конкретних виробничих ситуацій.
У розмові з людьми важливо правильно і вміло користуватися інтонацією і жестами, розумно використовувати міміку. Вони роблять мову щирою, емоційно сприйнятливою. На думку деяких дослідників, уже тільки міміка, інтонація і жести здатні нести до 40% інформації. Вони дозволяють передати зміст повідомлення наочніше й образніше, виразити емоційно-вольове ставлення промовця до теми чи фактів, його позицію.